lunes, 30 de julio de 2012

Porque implementar prácticas de responsabilidad social empresarial en nuestros proyectos?




La RSE  o  Responsabilidad Social Empresarial es un modelo de gestión empresarial que incorpora la dimensión económica, social y ambiental en la planificación estratégica de sus operaciones, considerando el impacto y expectativas de sus públicos de interés, bajo la premisa de obtener mayor rentabilidad y sostenibilidad de largo plazo.

Los administradores de proyectos asociados con el PMI o estudiantes que hemos pasado por la maestría de la UCI deberíamos apegarnos al código de ética del PMI. Solo este hecho es un compromiso tácito de que los proyectos en que nos involucramos van a regirse bajo normas responsables. Pero que tan fácil aún si impráctico, volver a las viejas mañas, olvidarse de las buenas prácticas y del código de ética y manejar los proyectos sin planeación formal  apagando incendios.

La investigación/producción/distribución responsablemente con los colaboradores con buenas condiciones salariales, de seguridad, de salud ocupaciones, de prácticas no discriminatorias, de crecimiento y desarrollo profesional y con el ambiente va a tener un impacto positivo en la empresa si se contemplan dentro de un plan integral. Me impresiono el caso específico de florex que mediante la construcción de su nueva planta en San Ramón pensada con parámetros de diseño verde, aprovechan desde la luz solar hasta el agua de lluvia, reutilizan las aguas residuales del proceso industrial y alcanzando una disminución en sus costos de agua de un 100% de gasto a un 2%. Cuanto beneficio puede  representar a nivel de las cuentas generales de la empresa una disminución de esta magnitud a largo plazo versus la inversión inicial por el simple hecho de invertir en un diseño que utiliza este recurso eficientemente.

Este beneficio trasladado a los proyectos evidencia una necesidad de aplicar prácticas de responsabilidad empresaria en el uso de los recursos con los que disponemos para ejecutar los proyectos.  No solo los recursos son escasos sino que el uso eficiente de los recursos puede significar alcanzar las metas del proyecto en relación con los costos. Por otro lado la inversión en el talento humano no solo nos permite ejecutar proyectos con un staff calificado sino alcanzar un grado de compromiso que se puede traducir en un alto grado de productividad.

La implementación de la responsabilidad social empresarial como parte del plan estratégico de la empresa construye uno de los activos intangibles más importantes de la empresa: su imagen.

Hacer las cosas bien tiene un efecto directo : un proyecto responsable tiene apoyo de sus colaboradores, de los patrocinadores, de la comunidad entre otros.  Dentro de un enfoque PMI que está dando un papel importante al manejo de los stakeholders una imagen positiva es una excelente carta de presentación en el momento de negociar donde hay opiniones encontradas.

Por el contrario no hay nada peor que tener que llevar la carga como director de proyectos de algún asunto que no se ha manejado según las normas de responsabilidad social empresarial como ya ha pasado en el pasado incluyendo casos de mal manejo de recursos naturales, construcciones que se caen, o simplemente proyectos manejados onerosamente y con una planeación deficiente que exceden las estimaciones iniciales en 300-400%

Finalmente en una perspectiva del manejo de riesgos para empezar es prácticamente imposible no considerar la responsabilidad social empresarial si el proyecto tiene un alto componente social o ambiental.  No solo existe el riesgo de la reputación empresarial sino que empieza desde el cumplimiento  y buena aplicación del marco regulatorio que envuelve al proyecto.  Otros factores que están en riesgo en relación con la puesta en marcha del proyecto están los conflictos con la comunidad o mal manejo de intereses personales, riesgos de accidentes laborales o simplemente el riesgo de quemar a los colaboradores por la presión, expectativas no realistas o un desbalance de la vida profesional y privada.  

La RSE no deja de presentar muchos beneficios y solo un inconveniente visible: su costo de implementación. Sin embargo este inconveniente pierde peso si se plantea la RSE como una estrategia y se tiene visión de mediano y largo plazo sobre los beneficios que se pueden percibir en el futuro.

lunes, 20 de febrero de 2012

Los desafíos del Director de Proyectos con un equipo de teletrabajo

Resumen del Ensayo, Conclusiones y Recomendaciones.

El teletrabajo llego a romper los esquemas del siglo pasado.  Aun si su origen en los años 70 generó interés bajo el precepto de ´llevar el trabajo al trabajador y no el trabajador al trabajo´,  la tecnología no había llegado a un punto facilitador para esta modalidad. Hoy en día el teletrabajo es pan de cada día y el director de proyectos enfrenta nuevos retos al liderar equipos virtualmente.
Si bien el teletrabajo ha tenido gran auge en países desarrollados a mi parecer no es una práctica tan común en Latinoamérica. Todavía falta camino para que las empresas no transnacionales comiencen a advertir los beneficios de esta modalidad y rompan los patrones de que para que una persona produzca tiene que tenerla a mecate corto y bien vigilada. Es claro que el teletrabajo no es apto para todo puesto y para toda persona. Sin embargo si se ejecuta bajo una estructura clara con recursos y confianza, los proyectos pueden beneficiarse del empuje que puede generar un colaborador que no está encasillado en un cubículo de sol a sol.  Si tuviera que resumir la clave del éxito de equipos de proyecto con integrantes que operan virtualmente sería la siguiente: tener reglas claras, canales de comunicación establecidos, motivación, trabajo en equipo y lo más importante pero más difícil de alcanzar: confianza bidireccional. Esta línea previa a mi parecer es la formula desafiante para todo director de proyectos
El teletrabajo puede ser una herramienta facilitadora de proyectos por ejemplo en el caso de proyectos con recursos limitados pero que permite destinarlos a recurso humano técnico clave y no a una instalación física donde instalarlos, equipo de cómputo y otros gastos asociados.  El uso de la tecnología es esencial y clave de éxito de los proyectos. Debe establecerse claramente los canales de comunicación y no tener miedo de explorar formas creativas de transmitir fluidamente la información.  No estamos limitados solamente a teléfono, correo electrónico y chat, otros medios incluyen foros de discusión, wikis, faq (preguntas frecuentes) y video conferencias. Es importante como director de proyectos ser consciente de la importancia de los aspectos de generar una comunicación abierta y  un clima de confianza que permita el intercambio de ideas y la colaboración entre miembros del equipo.
Es vital el análisis del puesto y el candidato para determinar si es apto para colaborar remotamente. Finalmente es importante que se afinen ciertas habilidades blandas ya que la comunicación remota tiende a tener cierta complejidad, por ejemplo el uso de sarcasmo o las bromas no se transmiten de la misma manera cara a cara que por chat o email y deben evitarse. Hay otras formas de romper el hielo y el hecho que colaboradores cooperen remotamente no debe excluir las reuniones físicas por lo menos en puntos clave como la contratación, hitos del proyecto o las evaluaciones de desempeño.



Evidentemente como casi todo en la vida suena fácil en papel pero la práctica es más compleja. Sin embargo el teletrabajo trae ventajas enormes a la mesa.  Muchas empresas han tenido crecimientos globales increíbles gracias a esta herramienta pero aún así pueden mantener un servicio al cliente personalizado y local gracias a todos sus colaboradores que apoyan la estrategia de negocio desde un rinconcito de su casa.

lunes, 13 de febrero de 2012

De un manual técnico estadounidense a una guía práctica latinoamericana

Mapa conceptual del capítulo 9 del PMBOK


De un manual técnico estadounidense a una guía práctica latinoamericana
Ya estamos acostumbrados en este punto de la maestría al estilo de presentar la información del PMBOK; un estilo seco al punto comparable al manual técnico que requiere un ingeniero para el  ensamblaje de un reactor nuclear. Sin embargo este léxico de entradas, herramientas y técnicas y salidas me parece que universalmente comprensible tanto para el que habla un idioma técnico como para el que tiene una orientación más hacia las ciencias sociales.
Considero que el éxito del PMBOK y de toda la organización del PMI en el ámbito de la gerencia de proyectos está determinado en gran parte por su capacidad de estructurar el desarrollo del proyecto al detalle sin dejar nada de lado.  El libro Director Profesional de Proyectos de autor Pablo Lledó tiene sus fundamentos muy arraigados en el PMBOK pero tropicaliza el material añadiendo un componente más familiar  que es fácil de detectar desde el inicio del capítulo 9 donde indica que un proyecto no son solo diagramas de Gantt y cálculos sino personas, seres humanos que se convierten en el factor determinante de un proyecto exitoso.
Por otro lado añade componentes que son manejados en anexos en el PMBOK de los que conocemos por cursos extracurriculares de la materia exclusiva del PMI pero que se introducen  como tópicos principales de la materia vista en el capítulo 9 como son los tipos de poder, el liderazgo y la motivación. Considerando que el manejo del recurso humano tiene una de las incidencias más altas en el éxito/fracaso de los proyectos es interesante como el autor ingresa otros criterios más prácticos de destrezas gerenciales como material complementario del texto del PMBOK.
El eje medular del capítulo 9 en ambos libros se mantiene intacto, 4 procesos de gestión de los recursos humanos del proyecto. El plato fuerte del libro de Lledó a mi parecer está en la metodología en que presenta la información, un enfoque práctico con preguntas retóricas, ejercicios de selección en que se asigna a diferentes involucrados del proyecto su rol o responsabilidad en función de una situación o un problema específico.
Que implica este libro para el estudiante de la maestría en administración de proyectos? El enfoque del PMI es el de preparar al profesional que ya ejerce en la administración de proyectos en las mejores prácticas de la industria mediante un enfoque metódico y aplicable a cualquier área donde la administración de proyectos tenga cobertura. El libro de Lledó le encuentro un enfoque práctico que es comprensible tanto por el profesional que ya ejerce en la administración de proyectos como por un profesional de un área afín que quiere fortalecer sus habilidades en dirección de proyectos.
Al final me reitero que me parece un excelente material de apoyo, no exclusivamente para la certificación de PMP sino para el día a día de la gestión de proyectos, ese componente tropicalizado es tan fuerte que hasta se plasmo gráficamente en forma de insectos en ciertas páginas del libro. 

sábado, 16 de julio de 2011

El oficio de la administración de proyectos

¿Porqué estudiar una maestría en Administración de Proyectos? Creo que aunque nos resistamos y nuestras organizaciones nos condicionen a realizar los proyectos de cierta manera llegamos a un punto de madurez en que nos damos cuenta que estamos haciendo las cosas mal.
En estas primeras pinceladas de la maestría ya he podido ver un aspecto muy tangible que no es evidente en otras áreas de la administración. ¿Cuantas veces hemos oído hablar de administradores innatos? Exitoso en las funciones de administrador sin haber tocado un aula, sin conocimiento metodológico, puro sentido común y experiencia. Este escenario no es nada común en otras profesiones; difícilmente me dejaría operar por un cirujano educado en ¨la escuela de la vida¨. 
Un PMP describía el conocimiento plasmado en el PMBOK como una caja de herramientas y esa es mi percepción, estoy aprendiendo un oficio tangible que complementado con habilidades interpersonales, creatividad y capacidad de observación y análisis puede hacer la diferencia en mis proyectos personales y los de la organización a la que pertenezco.
La compañía para la cual trabajo es relativamente joven, comenzó a operar en el 97 y hoy en día es el líder en la industria cubriendo más del 50% del mercado mundial.  Sin embargo aún con esa magnitud de negocio,  ganancias y número de proyectos en ejecución las buenas prácticas están lejos de ser pan de cada día.  Se han dado cambios significativos en los años recientes en esa dirección, incrementando la comunicación, difundiendo los planes estratégicos de la empresa y estableciendo procedimientos para estandarizar los procesos entre la casa matriz en Londres y las oficinas globales. En el área de proyectos existe aún una evidente carencia de metodología y activos de procesos pero lejos de ser un panorama gris me motiva la oportunidad de aportar con mi futuro conocimiento y ser un factor de cambio.
A nivel personal tengo que admitir que mis proyectos han carecido de un marco metodológico.
Mi bebé por 8 años fue AlquileresCR.com: hoy en día se encuentra desactualizado y aún así mantiene su ranking en los principales buscadores y un tráfico bastante atractivo mientras espera su última transformación (justamente desafiando la definición de proyecto, se había vuelto un proyecto eterno.). En sus épocas de oro ha sido líder en la industria, número 1 en búscadores, atrayendo la atención de los medios, anunciantes, clientes e inversionistas y generando ingresos atractivos en sus fases de publicidad por internet y agencia inmobiliaria. En retrospectiva de los últimos años de operación (hasta el 2007 posteriormente el sitio estuvo 2 años en lease) aunque entramos a esa fase con planes y proyecciones:
- tomamos decisiones que generaron cambios importantes y no se hicieron ajustes,
- no existían planes de contingencia
-no existían objetivos ni metas específicas mas allá de generar ingresos, fortalecer la imagen de la compañía y desarrollar otros proyectos relacionados con la actividad principal.  
Citando un proverbio anónimo: ¨ Cuando mires hacia atrás, hazlo sólo para recordar tus experiencias, nunca para lamentarte.¨ mi propósito es el de agrupar Y DOCUMENTAR esas lecciones aprendidas y emprender nuevos proyectos utilizando las herramientas del PMI y una aplicación estricta de los 5 grupos de proceso y 9 áreas de conocimiento, sin cortar esquinas, sin atajos.  
En la actualidad he estado en las etapas de inversión, investigación y desarrollo de un producto que aunque ya dominaba en el pasado había quedado obsoleto por los avances en la velocidad de las conexiones de internet y la calidad de la fotografía digital: los tours virtuales 360. El nuevo producto tiene una excelente resolución de imagen, tiene un tiempo de carga mínimo y es visible en computadores, dispositivos móviles y en formato de disco DVD.
He montado un video breve que probablemente es reiterativo de la materia que ya vimos pero es una aplicación práctica y simplificada del proceso de identificación de los stakeholders de mi proyecto en curso. Adicionalmente describo brevemente el servicio para ponerlo en contexto con la presentación. Espero que sea interesante y útil para futuras generaciones de la maestría.